Privacyreglement Schoolkeuze-nijmegen.nl
Missie en uitgangspunten
De digitale aanmeld- en plaatsingsprocedure voor het voortgezet (speciaal) onderwijs in de regio Nijmegen wordt gefaciliteerd via Schoolkeuze-nijmegen.nl. Binnen dit proces worden persoonsgegevens verwerkt om de overstap van het primair naar het voortgezet onderwijs zorgvuldig, transparant en efficiënt te laten verlopen.
Dit privacyreglement beschrijft hoe de deelnemende schoolbesturen en de centrale organisatie BEVO omgaan met persoonsgegevens binnen het aanmeld- en plaatsingsproces. De verwerking van persoonsgegevens vindt plaats in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de Uitvoeringswet AVG (UAVG) en de geldende onderwijswetgeving.
De verwerking van persoonsgegevens is gericht op:
- het beschermen van de privacy van leerlingen, ouder(s)/verzorger(s) en medewerkers;
- het waarborgen dat persoonsgegevens uitsluitend worden gebruikt voor het aanmeld- en plaatsingsproces;
- het bevorderen van transparantie over de wijze waarop persoonsgegevens worden verwerkt;
- het zorgvuldig en veilig organiseren van de regionale overgang van primair naar voortgezet onderwijs.
Reikwijdte
Dit reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens die plaatsvinden binnen het digitale aanmeld- en plaatsingsproces via Schoolkeuze-nijmegen.nl. Het betreft onder meer gegevens van leerlingen, ouder(s)/verzorger(s) en schoolmedewerkers die betrokken zijn bij dit proces.
De verwerking van persoonsgegevens vindt uitsluitend plaats voor:
- de aanmelding en plaatsing van leerlingen in het voortgezet (speciaal) onderwijs;
- de administratieve afhandeling van het aanmeldproces;
- communicatie met ouder(s)/verzorger(s) en betrokken scholen;
- het kunnen uitvoeren van wettelijke taken van scholen, waaronder toelating en zorgplicht.
Persoonsgegevens worden niet gebruikt voor commerciële doeleinden.
Verwerkingsverantwoordelijkheid en toezicht
De deelnemende schoolbesturen in de regio Nijmegen zijn gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens binnen het aanmeld- en plaatsingsproces via Schoolkeuze-nijmegen.nl. Zij bepalen gezamenlijk het doel en de middelen van de verwerking.
De centrale organisatie BEVO verzorgt namens de deelnemende schoolbesturen de uitvoering en het beheer van het portaal.
De deelnemende schoolbesturen hebben onderling afspraken gemaakt over de verantwoordelijkheden en de uitoefening van rechten van betrokkenen. Betrokkenen kunnen voor vragen of verzoeken terecht bij het centrale contactpunt zoals vermeld op Schoolkeuze-nijmegen.nl. De Functionaris Gegevensbescherming (FG) van voCampus fungeert als centraal aanspreekpunt voor meldingen, privacyvragen en verzoeken tot uitoefening van rechten van betrokkenen en begeleidt de verdere afhandeling daarvan.
De FG houdt toezicht op de naleving van de privacywetgeving en adviseert over de bescherming van persoonsgegevens binnen het aanmeld- en plaatsingsproces.
Uitgangspunten voor de verwerking van persoonsgegevens
Bij de verwerking van persoonsgegevens worden de volgende uitgangspunten gehanteerd:
Doelbinding Persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor duidelijk omschreven en gerechtvaardigde doelen die samenhangen met het aanmeld- en plaatsingsproces.
Rechtsgrond De verwerking van persoonsgegevens vindt in hoofdzaak plaats op basis van de uitvoering van een taak van algemeen belang, namelijk het organiseren van onderwijs en het zorgvuldig laten verlopen van de overgang van primair naar voortgezet onderwijs.
Dataminimalisatie Er worden niet meer persoonsgegevens verwerkt dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking.
Juistheid Persoonsgegevens worden zo actueel en correct mogelijk gehouden.
Bewaartermijn Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het aanmeld- en plaatsingsproces en de wettelijke verplichtingen die daarop van toepassing zijn.
Beveiliging Er worden passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking.
Categorieën van betrokkenen en doeleinden
Binnen het aanmeld- en plaatsingsproces worden persoonsgegevens verwerkt van de volgende categorieën betrokkenen:
Leerlingen Voor het uitvoeren van het aanmeld- en plaatsingsproces, administratieve verwerking van aanmeldingen, identificatie en communicatie met leerling en ouder(s)/verzorger(s). Dit kan onder meer betrekking hebben op naam, geboortedatum, schoolgegevens, schoolvoorkeuren en gegevens die noodzakelijk zijn om de onderwijs- en ondersteuningsbehoefte te kunnen beoordelen.
Ouder(s)/verzorger(s) Voor communicatie over de aanmelding, bevestigingen en informatie over de plaatsing, waaronder naam en contactgegevens.
Schoolmedewerkers Voor het beheren van accounts en het uitvoeren van administratieve handelingen binnen het portaal, waaronder naam, e-mailadres en rol of autorisatie.
Rechten van betrokkenen
Betrokkenen hebben het recht om:
- informatie te ontvangen over de verwerking van hun persoonsgegevens;
- inzage te krijgen in hun persoonsgegevens;
- onjuiste gegevens te laten corrigeren;
- in bepaalde gevallen beperking van de verwerking te verzoeken;
- bezwaar te maken tegen de verwerking.
Voor zover de verwerking noodzakelijk is voor het uitvoeren van de wettelijke taken van scholen binnen het aanmeld- en plaatsingsproces, kunnen sommige rechten beperkt zijn. Verzoeken worden beoordeeld in overeenstemming met de AVG.
De Functionaris Gegevensbescherming (FG) van voCampus fungeert als centraal aanspreekpunt voor deze verzoeken en ziet toe op een zorgvuldige en tijdige afhandeling overeenkomstig de AVG. Betrokkenen ontvangen binnen de wettelijke termijn een reactie. Indien men het niet eens is met de afhandeling, kan een klacht worden ingediend bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Verwerking door derden en gegevensontvangers
Persoonsgegevens worden uitsluitend gedeeld met partijen voor zover dit noodzakelijk is voor het aanmeld- en plaatsingsproces, zoals:
- deelnemende scholen binnen het aanmeld- en plaatsingsproces;
- deelnemende schoolbesturen;
- dienstverleners die het portaal technisch beheren, hosten of ondersteunen.
Met verwerkers worden schriftelijke afspraken gemaakt over beveiliging, vertrouwelijkheid en het verwerken van persoonsgegevens overeenkomstig de AVG. Deze partijen verwerken persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijken.
Persoonsgegevens worden in beginsel niet doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte. Indien dit noodzakelijk is, worden passende waarborgen getroffen conform de AVG.
Beveiliging en datalekken
De deelnemende schoolbesturen en de centrale organisatie treffen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen. Toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot personen voor wie dit noodzakelijk is voor hun werkzaamheden.
Bij een beveiligingsincident of datalek wordt de geldende procedure gevolgd. Indien vereist wordt melding gedaan bij de Autoriteit Persoonsgegevens en worden betrokkenen geïnformeerd wanneer het incident waarschijnlijk een hoog risico voor hun rechten en vrijheden oplevert. Incidenten worden geëvalueerd om herhaling te voorkomen.
Wijzigingen en inwerkingtreding
Dit privacyreglement treedt in werking op de datum van publicatie op Schoolkeuze-nijmegen.nl. Het reglement kan worden aangepast wanneer wetgeving, organisatie of werkwijze daartoe aanleiding geeft. De meest actuele versie is altijd beschikbaar via Schoolkeuze-nijmegen.nl.